Data KPPN

Data KPPN adalah data laporan dari KPPN yang dikirimkan dalam bentuk Arsip Data Komputer (ADK) ke Kantor Pusat Ditjen Perbendaharaan dan Kanwil Ditjen Perbendaharaan. ADK Laporan KPPN terdiri atas ADK Laporan Kas Posisi (LKP) dan ADK Laporan Arus Kas (LAK).

Jenis Data KPPN

Data KPPN yang utama adalah data laporan KPPN berupa LKP dan LAK yang dihasilkan dari aplikasi KPPN (Aplikasi SP2D, Aplikasi Bendum, dan Aplikasi Vera) yang diproses secara harian. Berdasarkan Peraturan Dirjen Perbendaharaan Nomor PER-89/PB/2011 tentang Mekanisme Pengiriman dan Koreksi Data pada Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara, data laporan harian dikirimkan paling lambat pukul 10.00 waktu setempat pada hari kerja berikutnya.

Selain data laporan harian, data KPPN juga dapat berupa data dari Aplikasi Gaji PNS Pusat (aplikasi GPP) yang dikirimkan secara bulanan berdasarkan pasal 20Peraturan Dirjen Perbendaharaan Nomor PER-37/PB/2009 tentang Petunjuk Teknis Pengalihan Pengelolaan Administrasi Belanja Pegawai Negeri Sipil Pusat kepada Satuan Kerja Kementerian Negara/Lembaga.

Manfaat Data KPPN

Data KPPN merupakan data transaksi elektronis KPPN yang dikirimkan ke Kantor Pusat Ditjen Perbendaharaan, dalam hal ini Direktorat Sistem Perbendaharaan. Data KPPN kemudian diolah menjadi informasi yang digunakan untuk monitoring data. Pihak-pihak yang memanfaatkan hasil pemgolahan data KPPN adalah:

• Instansi vertikal Ditjen Perbendaharaan (Kanwil Ditjen perbendaharaan dan KPPN).
• Unit-unit eselon II lingkup Kantor Pusat Ditjen Perbendaharaan.
• Unit-unit eselon I lain lingkup Kementerian Keuangan.
• Pihak lain, seperti PT Askes, PT Taspen, dan Kementerian Negara/Lembaga lainnya.

Pengiriman dan Koreksi Data KPPN

Dalam rangka menghasilkan laporan KPPN yang akurat dan dapat dipertanggungjawabkan, Dirjen Perbendaharaan telah menetapkan Peraturan Dirjen Perbendaharaan Nomor PER-89/PB/2011 tentang Mekanisme Pengiriman dan Koreksi Data pada Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara. Peraturan tersebut kemudian ditindaklanjuti dengan Surat Edaran Dirjen Perbendaharaan Nomor SE-7/PB/2012.

Pengiriman Data

Pengiriman data KPPN pada awalnya dilakukan melalui email. Pada tahun 2012, diperkenalkan sistem penerimaan data menggunakan Managed File Transfer (MFT) atau yang di Ditjen perbendaharaan dikenal dengan sebutan MFTP. Sejak 2013, tidak tersedia lagi layanan penerimaan data KPPN melalui email. Baik data KPPN harian maupun data bulanan GPP harus dikirimkan melalui MFTP.

Berdasarkan Bab III Bagian Pertama Peraturan Dirjen Perbendaharaan Nomor PER-89/PB/2011, KPPN berkewajiban mengirimkan LKP dan LAK dalam bentuk ADK laporan KPPN ke Kantor Pusat Ditjen Perbendaharaan c.q. Direktorat Sistem Perbendaharaan dan Kanwil Ditjen Perbendaharaan. Selain dalam bentuk ADK, LKP dan LAK juga dikirimkan dalam bentuk hardcopy sesuai dengan ketentuan yang mengatur mengenai penyampaian LKP dan pengiriman Laporan Keuangan Pemerintah Pusat (LKPP).

Pengiriman ADK dilakukan oleh supervisor melalui saluran komunikasi data yang telah disediakan oleh Kantor Pusat Ditjen Perbendaharaan setelah seluruh transaksi penerimaan dan pengeluaran pada hari berkenaan telah berhasil diposting oleh Seksi Verifikasi dan Akuntansi. Dalam hal terdapat transaksi yang tidak terposting,Seksi Pencairan Dana dan/atau Seksi Bank/Giro Pos melakukan koreksi data pada Aplikasi SP2D dan/atau Aplikasi Bendum sesuai dengan kewenangannya.

ADK dikirimkan paling lambat pukul 10.00 waktu setempat pada hari kerja berikutnya. Dalam hal sampai pukul 10.00 masih terdapat transaksi yang belum terposting, supervisor tetap mengirim ADK. Seksi Pencairan Dana dan/atau Seksi Bank/Giro Pos tetap menindaklanjuti data transaksi yang belum terposting dengan melakukan koreksi data pada Aplikasi SP2D dan/atau Aplikasi Bendum sesuai dengan kewenangannya.

Batas waktu pengiriman biasanya lebih cepat pada setiap akhir semester dan akhir tahun. Surat Dirjen Perbendaharaan Nomor S-5569/PB/2012 tentang Pengiriman File GL KPPN pada Tanggal 29 Juni 2012 misalnya, dengan pertimbangan percepatan penyajian Laporan Realisasi Anggaran semester I, meminta KPPN untuk mengirimkan ADK GL tanggal 29 Juni 2012 paling lambat pukul 20.00 pada hari yang sama. 29 Juni 2012 merupakan hari kerja terakhir semester I tahun 2012. Adapun batas waktu pengiriman data KPPN akhir tahun biasanya diatur dengan Peraturan Dirjen Perbendaharaan tentang langkah-langkah menghadapi akhir tahun anggaran.

Koreksi Data

Menurut Peraturan Dirjen Perbendaharaan Nomor PER-89/PB/2011, Koreksi Data adalah proses memperbaiki data transaksi tanpa mengubah data awal, di mana hasil koreksi membentuk history.

Ruang Lingkup

Koreksi data pada KPPN dilakukan terhadap:

• Data setoran penerimaan negara melalui Bank/Pos Persepsi; dan/atau
• Data pengeluaran negara dan/atau potongan melalui penerbitan SPM/SP2D.

Selain itu, berdasarkan Surat Edaran Dirjen Perbendaharaan Nomor SE-7/PB/2012, koreksi data pada KPPN juga termasuk transaksi:

• Perekaman Penerimaan dan Pengeluaran Kiriman Uang;
• Perekaman Saldo Kas Harian;
• Perekaman Saldo Awal;
• Perekaman Penarikan Pinjaman (Reksus);
• Perekaman Penerimaan Negara Non-MPN;
• Perekaman NTPN Sementara;
• Perekaman Rekening Koran;
• Ralat Surat Perintah Pengesahan Hibah Langsung (SP2HL);
• Ralat Surat Perintah Pengesahan Pengembalian Pendapatan Hibah Langsung (SP4HL); dan
• Memo Pencatatan Hibah Langsung Barang/Jasa/Surat Berharga (MPHL-BJS).

Yang tidak termasuk ruang lingkup koreksi data adalah revisi DIPA dan ralat SP3B (Surat Perintah Pengesahan Pendapatan dan Belanja Badan Layanan Umum). Ralat SP3B BLU berpedoman pada Peraturan Dirjen Perbendaharaan Nomor PER-30/PB/2011 tentang Mekanisme Pengesahan Pendapatan dan Belanja Satuan Kerja Badan Layanan Umum.

Tanggal Koreksi

Setiap terjadi koreksi data, sistem aplikasi memberikan tanggal koreksi dengan ketentuan sebagai berikut:

• Koreksi atas data transaksi bulan berjalan yang dilakukan pada bulan berjalan, masuk dalam laporan tanggal dilakukan koreksi.
• Koreksi atas data transaksi sampai dengan bulan sebelumnya yang dilakukan pada bulan berjalan:
  • Sepanjang LKPP Bulanan belum disampaikan, masuk dalam laporan tanggal akhir hari kerja bulan sebelumnya.
  • Sepanjang LKPP Bulanan telah disampaikan, masuk dalam laporan tanggal dilakukan koreksi.
• Koreksi atas data transaksi sampai dengan bulan Juni yang dilakukan pada bulan sesudahnya:
  • Sepanjang LKPP Semesteran belum disampaikan, masuk dalam laporan tanggal akhir hari kerja bulan Juni.
  • Sepanjang LKPP Semesteran telah disampaikan, masuk dalam laporan tanggal dilakukan koreksi.
• Koreksi atas data transaksi sampai dengan bulan Desember yang dilakukan pada bulan Januari tahun anggaran berikutnya:
  • Sepanjang belum ditetapkannya LKPP Audited, masuk dalam laporan tanggal akhir hari kerja bulan Desember.

Batas Waktu Koreksi Data

Berdasarkan ketentuan tanggal koreksi di atas, Surat Edaran Dirjen Perbendaharaan Nomor SE-7/PB/2012 menetapkan tanggal batas waktu (cut-off) koreksi data sebagai berikut:

• Batas waktu bulanan ditetapkan setiap tanggal 15 bulan berikutnya;
• Batas waktu semesteran ditetapkan 31 Juli;
• Batas waktu tahunan ditetapkan 30 Juni tahun berikutnya;

Dengan ditetapkannya tanggal batas waktu tersebut, maka:

• Tanggal pelaporan hari kerja akhir bulan masih terbuka dan laporannya masih dapat berubah sampai dengan tanggal 15 bulan berikutnya;
• Tanggal pelaporan hari kerja akhir bulan Juni masih terbuka dan laporannya masih dapat berubah sampai dengan tanggal 31 Juli;
• Tanggal pelaporan hari kerja akhir bulan Desember masih terbuka dan laporannya masih dapat berubah sampai dengan tanggal 30 Juni tahun berikutnya;

Dalam hal KPPN telah menyampaikan LKPP bulanan dan LKPP semesteran sebelum tanggal batas waktu dan terjadi koreksi sampai dengan tanggal batas waktu sehingga mempengaruhi LKPP yang telah disampaikan, KPPN menyampaikan kembali LKPP sesuai dengan ketentuan.

Dalam hal terdapat koreksi data sebelum batas waktu bulanan atau batas waktu semesteran yang mempengaruhi file GL (Buku Besar) tanggal akhir hari kerja bulan atau tanggal akhir hari kerja semester, KPPN melakukan posting ulang dan kirim ulang file GL bersamaan dengan pengiriman file GL harian.

Pengiriman ulang file GL dan penerimaannya paling lambat sesuai dengan tanggal batas waktu. Dalam hal pengiriman ulang file GL melewati tanggal batas waktu, KPPN menerbitkan Berita Acara Kirim Ulang (lampiran I Surat Edaran Dirjen Perbendaharaan Nomor SE-7/PB/2012) dan menyampaikannya kepada Direktorat Sistem Perbendaharaan dan Kanwil Ditjen Perbendaharaan.

Tata Cara Koreksi Data

Koreksi data setoran penerimaan negara melalui Bank/Pos Persepsi berpedoman pada Peraturan Dirjen Perbendaharaan yang mengatur mengenai tata cara pengembalian pendapatan dan/atau penerimaan dan koreksi pembukuan penerimaan (terakhir Peraturan Dirjen Perbendaharaan Nomor PER-65/PB/2007).

Tata cara koreksi data pengeluaran dan/atau potongan melalui penerbitan SPM/SP2D adalah sebagai berikut:

• Surat Permintaan Koreksi Data diajukan satuan kerja kepada KPPN dengan dilampiri:
  1. Salinan SPM dan SP2D sebelum koreksi;
  2. SPM setelah koreksi;
  3. Surat Pernyataan Tanggung Jawab Mutlak (SPTJM); dan
  4. ADK Koreksi SPM.
• Berdasarkan permintaan koreksi data, Seksi Pencairan Dana melakukan penelitian atas SPM yang dikoreksi, menerbitkan dan menandatangani Nota Penyesuaian, serta menyampaikan Nota Penyesuaian kepada Seksi Verifikasi dan Akuntansi (Vera).
• Seksi Vera melakukan validasi dan verifikasi data dalam SPM, menandatangani Nota Penyesuaian, serta menyampaikan Nota Penyesuaian kepada Kepala KPPN.
• Kepala KPPN menyetujui Nota Penyesuaian dan memerintahkan Supervisor untuk melakukan koreksi data.
• Atas dasar Nota Penyesuaian, Supervisor melakukan koreksi data pada Aplikasi SP2D.
• Setelah melakukan koreksi data, Supervisor membuat Berita Acara Perubahan Database dengan diketahui Kepala KPPN.

Format Surat Permintaan Koreksi Data, Nota Penyesuaian, dan Berita Acara Perubahan Database adalah sebagaimana tercantum pada Lampiran I, Lampiran II, dan Lampiran III Peraturan Dirjen Perbendaharaan Nomor PER-89/PB/2011.

KPPN dilarang melakukan perbaikan database Aplikasi SP2D sebelum menerima ADK Koreksi SPM dari Satker.

Koreksi tidak dapat dilakukan terhadap data SPM yang mengakibatkan perubahan jumlah uang baik pada jumlah total pengeluaran, jumlah total potongan, dan/atau jumlah bersih dalam SPM.

Koreksi Data pada Hari Libur

Hari libur terdiri atas:

• Hari libur nasional, yaitu hari Sabtu, hari Minggu, dan hari yang berdasarkan ketentuan ditetapkan sebagai hari libur nasional.
• Cuti bersama, yaitu tanggal yang berdasarkan ketentuan ditetapkan sebagai tanggal cuti bersama.
• Hari libur lokal, yaitu hari yang berdasarkan peraturan tingkat daerah berkenaan ditetapkan sebagai hari libur daerah.

Koreksi data harian agar dihindari menghasilkan tanggal koreksi hari libur.
Contoh:
Data transaksi hari Jumat sudah dilakukan posting dan kirim pada hari yang sama, namun setelah pengiriman data tersebut pada hari yang sama atau pada hari Sabtu dilakukan koreksi, maka koreksi tersebut akan mendapatkan tanggal koreksi hari Sabtu (hari libur).

KPPN agar melakukan posting dan kirim data tanggal hari libur setelah melakukan posting dan kirim data tanggal hari kerja terakhir sebelum hari libur.

Contoh:
Misalkan terdapat hari libur pada tanggal 17-21 Mei. Dengan demikian, 16 Mei menjadi hari kerja terakhir sebelum hari libur.

• Apabila KPPN melakukan posting dan kirim data tanggal 16 Mei pada tanggal 16 Mei pukul 15.00, KPPN agar melanjutkan posting dan kirim untuk data tanggal 17 s.d. 21 Mei pada hari yang sama.
  Dengan prosedur posting dan kirim data tersebut, maka koreksi yang dilakukan pada tanggal 16 Mei setelah pukul 15.00 atau hari libur (tanggal 17 s.d. 21 Mei) akan mendapatkan tanggal koreksi tanggal 22 Mei.
• Apabila KPPN melakukan posting dan kirim data tanggal 16 Mei pada tanggal 22 Mei pukul 10.00, KPPN agar melanjutkan posting dan kirim untuk data tanggal 17 s.d. 21 Mei pada hari yang sama.
  Dengan prosedur posting dan kirim data tersebut, maka koreksi yang dilakukan pada hari libur (tanggal 17 s.d. 21 Mei) atau tanggal 22 Mei sebelum pukul 10.00 akan mendapatkan tanggal koreksi tanggal 16 Mei.
• Apabila KPPN melakukan posting dan kirim data tanggal 16 Mei pada tanggal 16 Mei pukul 15.00 namun tidak dilanjutkan posting dan kirim data tanggal 17 s.d. 21 Mei, maka koreksi yang dilakukan pada tanggal 16 Mei setelah pukul 15.00 atau hari libur (tanggal 17 s.d. 21 Mei) akan mendapatkan tanggal koreksi tanggal 17 Mei (hari libur).
• Apabila KPPN melakukan posting dan kirim data tanggal 16 Mei pada tanggal 22 Mei pukul 10.00 namun tidak dilanjutkan posting dan kirim data tanggal 17 s.d. 21 Mei, maka koreksi yang dilakukan pada hari libur (tanggal 17 s.d. 21 Mei) atau tanggal 22 Mei sebelum pukul 10.00 akan mendapatkan tanggal koreksi tanggal 17 Mei (hari libur).

Koreksi data yang dilakukan sebelum tanggal batas waktu bulanan atau batas waktu semesteran tidak menghasilkan tanggal koreksi hari libur kecuali hari libur lokal.

Hari Libur Lokal pada Akhir Bulan

Hari libur lokal yang jatuh pada hari kerja terakhir bulan diperlakukan sebagai hari kerja, sehingga KPPN melakukan posting dan kirim data tanggal tersebut.

Contoh:
Tanggal 28 September 2012 hari kerja terakhir bulan dan untuk wilayah tertentu ditetapkan sebagai hari libur lokal.
Tanggal 29, 30 September 2012 hari libur nasional.

• Apabila pada tanggal 28 September 2012, data tanggal 28 September 2012 telah di-posting dan dikirim pada pukul 15.00 sedangkan tanggal 29 dan 30 September 2012 belum atau telah posting dan kirim data, kemudian terdapat koreksi pada pukul 16.00, maka koreksi tersebut masuk laporan tanggal 28 September 2012.
• Apabila pada tanggal 1 Oktober 2012, data tanggal 28 September 2012 di-posting dan dikirim pada pukul 10.00 sedangkan tanggal 29 dan 30 September 2012 belum atau juga telah posting dan kirim data, kemudian terdapat koreksi pada pukul 11.00, maka koreksi tersebut masuk laporan tanggal 28 September 2012.

Penyelesaian atas Data Transaksi Tidak Terposting

• Dalam hal terdapat transaksi yang tidak ter-posting, KPPN tetap melakukan pengiriman file GL (Buku Besar) kepada Direktorat Sistem Perbendaharaan dan Kanwil Ditjen Perbendaharaan.
• KPPN menindaklanjuti transaksi tidak ter-posting melalui koreksi data sesuai dengan ketentuan.
• Dalam menindaklanjuti transaksi tidak ter-posting, KPPN agar berkoordinasi dengan Kanwil Ditjen Perbendaharaan, Satker, Bank/Pos Persepsi, dan pihak lain yang terkait.
• Transaksi tidak ter-posting dapat di sebabkan karena:
  1. Transaksi salah sehingga tidak ter-posting; atau
  2. Transaksi benar namun tidak ter-posting yang disebabkan antara lain tidak adanya posting rule atau sebab teknis lainnya.
• Dalam hal transaksi tidak ter-posting disebabkan karena transaksi salah:
  1. KPPN melakukan koreksi data sesuai ketentuan sehingga transaksi tersebut dapat ter-posting.
  2. Hasil koreksi tersebut membentuk transaksi baru pada Aplikasi Vera pada tanggal terbentuknya koreksi (tanggal koreksi).
• Dalam hal transaksi tidak ter-posting disebabkan karena tidak adanya posting rule atau sebab teknis lainnya, maka transaksi tersebut tidak dilakukan koreksi data, namun KPPN melakukan posting ulang tanggal terjadinya transaksi, dengan prosedur sebagai berikut:
  1. Berdasarkan posting rule atau penyelesaian permasalahan karena sebab teknis lainnya yang telah ditetapkan Kantor Pusat Ditjen Perbendaharaan, Kepala KPPN menerbitkan nota dinas kepada Supervisor untuk melakukan posting dan kirim ulang.
  2. Supervisor melakukan posting dan kirim ulang tanggal terjadinya transaksi dengan menginput tanggal dan nomor nota dinas.
     Contoh input nota dinas:
     Nota dinas adalah ND-99999/WPB.00/KP.00/2012 tanggal 27 Januari 2012 di-input 99999 pada nomor nota dan 27-01-2012 pada tanggal nota.
  3. Supervisor menerbitkan berita acara posting dan kirim ulang dengan mengetahui Kepala KPPN dan menyampaikannya kepada Direktorat Sistem Perbendaharaan dan Kanwil Ditjen Perbendaharaan. Berita Acara dimaksud menggunakan format sebagaimana Lampiran I Surat Edaran Dirjen Perbendaharaan Nomor SE-7/PB/2012.

Keadaan Memaksa

Termasuk dalam kondisi keadaan memaksa (force majeure) adalah bencana alam, data crash, dan data corrupt.

Dalam keadaan memaksa yang mengakibatkan database KPPN rusak/hilang, KPPN melakukan hal-hal sebagai berikut:

1. melakukan restore data dengan menggunakan backup data sampai dengan tanggal dengan status “sudah kirim data”;
2. melakukan proses ulang transaksi;
3. melakukan pengiriman ulang file GL (Buku Besar) kepada Direktorat Sistem Perbendaharaan dan Kanwil Ditjen Perbendaharaan;
4. menyusun Berita Acara Restore Data yang memuat kronologis pada poin 1 sampai dengan poin 3 dan menyampaikannya kepada Direktorat Sistem Perbendaharaan dan Kanwil Ditjen Perbendaharaan. Berita acara dimaksud menggunakan format sebagaimana Lampiran II Surat Edaran Dirjen Perbendaharaan Nomor SE-7/PB/2012.

KPPN dilarang melakukan intervensi secara langsung ke database KPPN tanpa melalui prosedur yang telah ditetapkan.

Contoh Kasus

Pada tanggal 20 Maret 2012 terjadi crash pada database KPPN dengan status pengiriman data erakhir tanggal 19 Maret 2012. Backup data yang dimiliki KPPN adalah backup data tanggal 15 Maret 2012.

Atas hal tersebut, KPPN melakukan hal-hal sebagai berikut:

1. melakukan restore data dengan menggunakan backup data sampai dengan tanggal 15 Maret 2012;
2. melakukan proses ulang transaksi tanggal 16 sampai dengan 20 Maret 2012;
3. melakukan pengiriman ulang file GL (Buku Besar) tanggal 16 sampai dengan 20 Maret 2012 kepada Direktorat Sistem Perbendaharaan dan Kanwil Ditjen Perbendaharaan;
4. menyusun Berita Acara Restore Data dan menyampaikannya kepada Direktorat Sistem Perbendaharaan dan Kanwil Ditjen Perbendaharaan.

Prosedur Rekonsiliasi Tingkat Kuasa BUN Daerah di KPPN

• Pada aplikasi SAI tidak menggunakan mekanisme koreksi dalam melakukan koreksi/perbaikan atas suatu kesalahan, sehingga pada saat rekonsiliasi dengan KPPN dapat terjadi perbedaan data terkait tanggal pembukuan.
• Sepanjang perbedaan data tersebut hanya karena perbedaan tanggal pembukuan koreksi, maka Berita Acara Rekonsiliasi (BAR) dapat diterbitkan dengan menjelaskan perbedaan data tersebut dalam BAR/Lampiran BAR.

Pelaksanaan pada Kanwil Ditjen Perbendaharaan dan Kantor Pusat Ditjen Perbendaharaan

Kanwil Ditjen Perbendaharaan memonitor pengiriman ADK Laporan KPPN melalui situs monitoring data (Situs Intranet Ditjen Perbendaharaan). Dalam hal KPPN belum mengirim ADK laporan KPPN, Kanwil Ditjen Perbendaharaan melakukan konfirmasi ke KPPN.

Atas dasar situs monitoring data dan/atau penerimaan ADK Laporan KPPN, Bidang Pembinaan Perbendaharaan Kanwil Ditjen Perbendaharaan melakukan monitoring data KPPN. Dalam hal terdapat data KPPN yang tidak sesuai dengan ketentuan, Bidang Pembinaan Perbendaharaan melakukan konfirmasi ke KPPN untuk dilakukan perbaikan.

Atas dasar ADK Laporan KPPN, Bidang Akuntansi dan Pelaporan Kanwil Ditjen Perbendaharaan memonitor data transaksi yang tidak terposting melalui aplikasi. Dalam hal terdapat data transaksi yang tidak terposting lebih dari satu hari kerja, Bidang Akuntansi dan Pelaporan melakukan konfirmasi kepada KPPN terkait untuk dilakukan koordinasi dengan pihak terkait.

Kanwil Ditjen Perbendaharaan, KPPN terkait, dan pihak terkait kemudian menyelesaikan data transaksi yang tidak terposting dimaksud. Dalam hal masih terdapat data KPPN yang belum diperbaiki dan/atau data transaksi tidak terposting yang tidak dapat diselesaikan di KPPN dan Kanwil Ditjen Perbendaharaan, Kanwil Ditjen Perbendaharaan meneruskan permasalahan tersebut kepada direktorat teknis terkait di Kantor Pusat Ditjen Perbendaharaan.

Atas permasalahan yang disampaikan Kanwil Ditjen Perbendaharaan sebagaimana dimaksud, direktorat teknis terkait menindaklanjuti permasalahan dimaksud.

Kantor Pusat Ditjen Perbendaharaan c.q. Direktorat Sistem Perbendaharaan melakukan monitoring pengiriman ADK Laporan KPPN melalui situs monitoring data. Dalam hal KPPN belum mengirim ADK laporan KPPN, Direktorat Sistem Perbendaharaan melakukan konfirmasi ke Kanwil Ditjen Perbendaharaan dan/atau KPPN.

Monitoring dan Validasi Data KPPN Harian

Sebagai kelanjutan dari Peraturan Dirjen Perbendaharaan Nomor PER-89/PB/2011 dan Surat Edaran Dirjen Perbendaharaan Nomor SE-7/PB/2012, pada tanggal 22 Juni2012 diterbitkan Surat Dirjen Perbendaharaan Nomor S-5444/PB/2012 tentang Monitoring dan Validasi Data Tahun Anggaran 2012. Surat tersebut diterbitkan sehubungan dengan pelaksanaan monitoring kiriman data dan monitoring validasi data KPPN Tahun Anggaran 2012 khususnya dalam rangka memenuhi kebutuhankonversi data KPPN ke SPAN dan untuk kebutuhan penyusunan laporan di Kantor Pusat Ditjen Perbendaharaan.

Untuk Tahun Anggaran 2012 terdapat dua jenis monitoring data yang ada di Intranet Ditjen Perbendaharaan (http://intra.djpbn.depkeu.go.id atau http://intra.perbendaharaan.go.id) terkait dengan kiriman data dari KPPN ke Kantor Pusat Ditjen Perbendaharaan c.q. Direktorat Sistem Perbendaharaan, yaitu Monitoring Kiriman Data dan Monitoring Validasi Data.

Monitoring Kiriman

Monitoring kiriman data digunakan untuk memantau kelengkapan dan status data kiriman dari seluruh KPPN yang disajikan secara bulanan dan per tanggal untuk setiap KPPN. Guna memudahkan dalam melakukan monitoring kelengkapan dan status data yang dikirimkan, maka dalam tampilan aplikasi monitoring diberi warna-warna pada setiap kolom tanggal data. Warna-warna tersebut terdiri atas warna putih, abu-abu, hitam, kuning, hijau, coklat, dan oranye.

Keterangan:

• Putih: Data belum diterima. KPPN harus mengirimkan data paling lambat pada batas waktu yang telah ditentukan. Lihat keterangan pada bagian #Pengiriman Data.
• Abu-abu: Data telah diterima dan memenuhi standar.
• Hitam: Data tidak memenuhi standar. KPPN harus mengirim ulang data yang sesuai dengan standar.
• Kuning: Data sudah standar, namun belum berhasil di-load ke server kantor pusat.
• Hijau: Data telah selesai di-load.
• Coklat: Telah terjadi perubahan data. KPPN harus mengirim ulang data.
• Oranye: Hari libur.

KPPN diminta untuk memonitor data kiriman dari KPPN masing-masing dan memastikan bahwa data secara harian telah diterima lengkap di Kantor Pusat Ditjen Perbendaharaan c.q. Direktorat Sistem Perbendaharaan.

Monitoring Validasi

Monitoring validasi data disajikan tidak dalam bentuk harian tetapi berupa rekapitulasi jumlah data hasil validasi untuk setiap KPPN dalam satu tahun anggaran. Proses validasi data akan menghasilkan status data Valid, Reject, dan Suspend.

Warna biru menunjukkan data yang telah memenuhi kriteria validasi. Warna merah menunjukkan data yang belum valid dengan kategori “reject” atau “suspend 1”. Sedangkan warna hijau menunjukkan data yang belum valid dengan kategori “suspend 2”.

Proses Pengecekan Data

Pengecekan Awal

Data KPPN diterima di server aplikasi Kantor Pusat Ditjen Perbendaharaan. Setelah diterima, terhadap data langsung dilakukan pengecekan.

Yang pertama kali dicek adalah ukuran berkas datanya. Jika ukuran berkasnya 0, maka berkas dianggap tidak standar. Berkas tidak standar menyebabkan warna hitampada monitoring kiriman.

Jika ukuran berkas tidak 0, maka berkas akan diekstrak. Jika berkas tidak dapat diekstrak, maka berkas tersebut juga diklasifikasikan sebagai data bukan standar dan pada monitoring kiriman diberi warna hitam.

Jika berkas dapat diekstrak, maka akan dilakukan pengecekan selanjutnya. Hal-hal yang dicek adalah:

• Kecocokan kode KPPN;
• Kecocokan tanggal;
• Kecocokan header dengan jumlah baris;
• Pengecekan pada informasi Laporan Kas Posisi (LKP) mingguan.

Jika data KPPN lulus dalam pengecekan tersebut, data akan diproses load dan pada monitoring kiriman diberi warna abu-abu.

Proses Load

Proses load data KPPN adalah proses pencocokan data KPPN yang sudah melewati tahap pengecekan awal dengan basis data yang ada di Kantor Pusat Ditjen Perbendaharaan.

Jika proses load berhasil dilakukan, maka pada monitoring kiriman diberi warna hijau. Jika gagal, maka monitoring kiriman berwarna kuning.

Data yang gagal di-load akan ditindaklanjuti dan diselesaikan oleh Kantor Pusat. Bila perlu, Kantor Pusat akan meminta KPPN untuk melakukan pengriman ulang.

Proses Validasi

Proses validasi dilakukan terhadap data KPPN yang sudah berhasil di-load.

Validasi diawali dengan membandingkan data dengan rekap hari terakhir. Jika tidak cocok, maka pada monitoring kiriman diberi warna coklat pada tanggal-tanggal yang mengalami ketidakcocokan. KPPN harus melakukan pengiriman ulang data yang telah ditandai warna coklat. Sesuai dengan Surat Edaran Dirjen Perbendaharaan Nomor SE-7/PB/2012, pengiriman ulang data yang coklat setelah melewati batas waktu koreksi data harus disertai dengan Berita Acara Kirim Ulang.

Validasi juga dilakukan dengan mengecek kode NTPN pada potongan SPM/SP2D, untuk memastikan semua transaksi potongan telah mendapatkan NTPN.

Selanjutnya, proses validasi akan mengecek kecocokan data KPPN dengan referensi yang ada di Kantor Pusat. Data yang tidak sesuai dengan referensi untuk kodeakun, kode KPPN, dan/atau kode bank/pos diklasifikasikan sebagai data “reject”. Data reject mengakibatkan warna merah pada kolom reject di monitoring validasi.

Data yang tidak sesuai dengan referensi untuk kode satker, program, output, sumber dana dan cara penarikan (SD-CP), dan lokasi diklasifikasikan sebagai data “suspend 1”. Data suspend 1 mengakibatkan warna merah pada kolom suspend 1 di monitoring validasi.

Adapun data “suspend 2” merupakan kondisi di mana KPPN tidak dilengkapi oleh sarana dan aturan yang memadai sehingga memungkinkan KPPN untuk memperbaiki data dimaksud. Hal-hal yang menyebabkan suspend 2 adalah:

• Ketidakcocokan kode satker dan kode wilayah untuk transaksi pajak (SSP dan SSPCP);
• Ketidakcocokan kode program, kegiatan, dan output pada SPM-IB; dan/atau
• Kode lokasi untuk transaksi pajak.

Data suspend 2 mengakibatkan warna hijau pada kolom suspend 2 di monitoring validasi.

Atas data yang reject dan suspend 1, KPPN wajib memperbaiki. Atas data yang suspend-2, KPPN diminta untuk memperbaiki seoptimal mungkin.

Data KPPN yang benar-benar valid ditunjukkan dengan warna biru pada semua kolom validasi, yaitu kolom reject, suspend 1, dan suspend 2.

Tindak Lanjut di KPPN

Bila terdapat data dalam kondisi “reject” atau “suspend 1”, maka KPPN wajib meneliti data tersebut. Apabila memang terjadi kesalahan, maka KPPN harus segera melakukan koreksi data sesuai dengan akun yang berlaku.

Bila terdapat kesalahan karena data dalam kondisi “suspend 2”, maka KPPN diminta untuk melakukan koreksi data atau melakukan input data seoptimal mungkin.

Koreksi data akan tercermin pada pengiriman data pada kesempatan berikutnya, sehingga tidak perlu melakukan posting ulang dan kirim ulang. Posting dan kirim ulang HANYA dilakukan dalam keadaan memaksa (force majeur). Apabila data tidak valid karena belum lengkapnya tabel referensi di kantor pusat, maka KPPN agar mengirimkan salinan dokumen sumber (DIPA atau dokumen tertulis lainnya) sebagai bahan untuk menambah referensi di kantor pusat.

Hal-hal yang Harus Diperhatikan

• Saat pengiriman data KPPN harus dipastikan bahwa pemrosesan data di SP2D dan Bendum telah selesai.
• Proses posting dilakukan tepat sebelum proses kirim dilakukan.
• Restore data dilarang, kecuali dalam keadaan memaksa.
• Sesuai dengan Surat Direktur Sistem Perbendaharaan Ditjen Perbendaharaan Nomor S-1624/PB.7/2012 tentang Pengiriman Data GL Haian Tahun 2012, koreksi data menuntut konsistensi dan kontinuitas data yang diproses di KPPN. Hal ini bisa dicapau jika KPPN hanya menggunakan satu basis data utama. Duplikasi basis data di KPPN hanya diijinkan untuk tujuan backup. Pengiriman data yang dilakukan dengan menggunakan basis data yang berbeda dapat mengakibatkan data menjadi tidak valid (berwarna merah).

Lihat Pula

Referensi

• Peraturan Dirjen Perbendaharaan Nomor PER-89/PB/2011 tentang Mekanisme Pengiriman dan Koreksi Data pada Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara
• Surat Edaran Dirjen Perbendaharaan Nomor SE-7/PB/2012 tentang Petunjuk Lebih Lanjut Peraturan Dirjen Perbendaharaan Nomor PER-89/PB/2011
• Surat Dirjen Perbendaharaan Nomor S-5444/PB/2012 tentang Monitoring dan Validasi Data Tahun Anggaran 2012