Komite Implementasi SPAN dan SAKTI

Komite Implementasi SPAN dan SAKTI (KISS) adalah suatu komite yang bertujuan untuk menjaga dan mendukung kesuksesan implementasi Sistem Perbendaharaan dan Anggaran Negara (SPAN) dan Sistem Aplikasi Keuangan Tingkat Instansi (SAKTI) di unitnya dan pihak eksternal (Kementerian Negara/Lembaga) yang terkait dengan unitnya.

Gambaran Umum

Pemerintah, melalui Kementerian Keuangan, telah melaksanakan Reformasi Manajemen Keuangan Negara (Government Financial Management Reform), dimulai dengan melakukan kerja sama dengan Bank Dunia melalui Proyek Penyempurnaan Manajemen Keuangan dan Administrasi Penerimaan Pemerintah (Government Financial Management and Revenue Administration Project, GFMRAP). Tujuan dari GFMRAP adalah untuk memperkuat efisiensi dan integritas dalam manajemen keuangan publik dan administrasi pendapatan, terutama melalui penguatan tatakelola, akuntabilitas dan transparansi.

SPAN sendiri merupakan salah satu subprogram dari GFMRAP). SPAN merupakan program transformasi berskala besar di bidang keuangan negara yang bertujuan untuk meningkatkan efisiensi, efektivitas, akuntabilitas dan transparansi dalam pengelolaan anggaran dan perbendaharaan negara melalui penyempurnaan proses bisnis dan pemanfaatan teknologi informasi yang terintegrasi.

Pengembangan SPAN meliputi tiga komponen utama atau yang disebut dengan Pilar SPAN, yaitu Proses Bisnis, Sistem Teknologi Informasi, dan Tata Kelola Perubahan Change Management and Communication (CMC). Pengembangan SPAN tidak hanya memperhatikan perubahan Proses Bisnis dan penggunaan Teknologi Informasi saja, tapi juga memperhatikan faktor organisasi dan sumber daya manusia yang nantinya sebagai pengguna dari SPAN itu sendiri. Untuk itu dikembangkan Tata Kelola Perubahan sebagai bagian dalam SPAN, yang akan melihat dan mengkaji kebutuhan, baik dari sisi organisasi maupun sumber daya manusia, terkait dengan implementasi SPAN. CMC sebagai salah satu pilar dalam SPAN telah dimulai sejak Agustus 2010.

Tujuan CMC adalah untuk mengawal setiap elemen perubahan dalam mendukung implementasi SPAN dengan merumuskan strategi perubahan organisasi, pelatihan dan pengembangan SDM, dan komunikasi. Selain itu, CMC juga harus dapat memastikan diterimanya perubahan oleh pemangku kepentingan/stakeholder dan unsur pimpinan baik di tingkat pusat dan vertikal. Untuk mencapai tujuan tersebut, dibentuk Tim CMC yang berada di bawah tanggungjawab Subdirektorat
Transformasi Proses Bisnis Internal Direktorat Transformasi Perbendaharaan Ditjen Perbendaharaan.

Agar program CMC dapat terlaksana dengan baik di unit pusat maupun di daerah, pada awalnya dibentuk Duta SPAN Unit (DSU) sebagai ujung tombak Tim CMC di masing-masing unit. Kemudian keberadaan DSU diperkuat dengan dibentuknya KISS sebagai wadah resmi untuk pengelolaan kegiatan CMC di masing-masing unit.

Tujuan

Tujuan KISS adalah:

• Wadah resmi kegiatan operasional implementasi SPAN di Direktorat Teknis, Kanwil Ditjen Perbendaharaan, dan KPPN dan membantu implementasi SAKTI di Satker.
• Menjadi wadah formal untuk mendapatkan keterlibatan dan dukungan pimpinan direktorat teknis dan kantor-kantor wilayah dalam kegiatan implementasi dan operasional pelaksanaan SPAN dan SAKTI.
• Sebagai dasar formal bagi Duta SPAN Unit Kerja untuk menjalankan aktivitasnya.
• Menjadi salah satu media penyebaran informasi yang efektif di direktorat teknis, Kanwil Ditjen Perbendaharaan, KPPN, dan Satker.
• Saluran umpan balik yang dapat dipercaya oleh tim SPAN pusat untuk mengetahui keadaan dan isu-isu di lapangan.
• Memastikan keterlibatan seluruh jajaran pimpinan dan pegawai direktorat teknis, Kanwil Ditjen Perbendaharaan, dan KPPN dalam implementasi SPAN.

Struktur

KISS terdiri atas:

1. Tim CMC, yang terdiri atas:
   1. Tim CMC Direktorat Jenderal Perbendaharaan.
   2. Tim CMC Direktorat Jenderal Anggaran.
   3. Tim CMC Pusat Informasi dan Teknologi Keuangan.
2. KISS Kantor Pusat Ditjen Perbendaharaan, meliputi:
   1. Sekretariat Ditjen Perbendaharaan.
   2. Direktorat Pelaksanaan Anggaran.
   3. Direktorat Pengelolaan Keuangan Negara.
   4. Direktorat Sistem Manajemen Investasi.
   5. Direktorat Pembinaan Pengelolaan Keuangan Badan Layanan Umum.
   6. Direktorat Akuntansi dan Pelaporan Keuangan.
   7. Direktorat Sistem Perbendaharaan.
3. KISS unit vertikal Ditjen Perbendaharaan, yaitu Kanwil Ditjen Perbendaharaan dan KPPN.

Susunan keanggotaan KISS terdiri:

1. Pembina KISS.
2. Penanggung Jawab KISS.
3. Tim CMC:
   1. Ketua.
   2. Wakil Ketua.
   3. Koordinator Stream Manajemen Perubahan dan Komunikasi.
   4. Koordinator Stream Organisasi dan Training.
   5. Koordinator Sekretariat.
   6. Anggota (termasuk Duta SPAN Koordinator dan Duta SPAN Unit).
4. Ketua KISS.
5. Wakil Ketua KISS.
6. Anggota KISS (Duta SPAN Unit).

Peran dan Tugas

Peran dan Tugas Pembina

Pembina berperan sebagai pemberi nasihat, pengayoman, dan pembinaan dalam pelaksanaan program kerja KISS di kantor pusat dan daerah dalam rangka implementasi SPAN.

Tugas dan Tanggung Jawab Pembina adalah:

1. Memberikan nasehat dan himbauan dalam rangka kegiatan-kegiatan KISS yang diusulkan.
2. Memberikan arahan secara umum dalam rangka penyusunan program-program kegiatan KISS.
3. Mengevaluasi pelaksanaan kegiatan KISS.
4. Memberikan pengayoman kepada KISS sehingga kegiatan yang dilaksanakan dapat optimal.
5. Berkoordinasi dengan Penanggung Jawab KISS dalam merumuskan dan menetapkan kebijakan program kerja KISS.

Peran dan Tugas Penanggung Jawab

Penanggung jawab bertanggung jawab atas penyelenggaraan operasional kegiatan dan keberhasilan seluruh kegiatan KISS di kantor pusat dan daerah dalam rangka implementasi SPAN.

Tugas dan Tanggung Jawab Penanggung jawab adalah:

1. Bertanggung jawab secara umum terhadap pelaksanaan kegiatan-kegiatan KISS di kantor pusat dan daerah.
2. Berkoordinasi dengan Ketua Tim CMC, Ketua dan Wakil Ketua KISS dalam menentukan kebijakan penyusunan program kerja KISS.
3. Menentukan kebijakan mengenai pelaksanaan program kerja KISS di Kantor Pusat dan Daerah.
4. Berkoordinasi dengan Pembina KISS dan Ketua Tim CMC dalam merumuskan dan menetapkan kebijakan program kerja KISS
5. Melakukan pemantauan terhadap pelaksanaan program kerja KISS di kantor pusat dan daerah.
6. Memberikan persetujuan terhadap rancangan, usulan maupun hasil kegiatan yang dilaksanakan oleh KISS di kantor pusat dan di daerah.

Peran dan Tugas Ketua Tim CMC

Ketua Tim CMC mempunyai peran dalam merencanakan, mengkoordinasikan, dan mengevaluasi pelaksanaan kegiatan CMC di bidang manajemen perubahan, komunikasi, struktur organisasi serta training. Pengelolaan KISS termasuk dalam lingkup tugas Tim CMC.

Tugas dan Tanggung Jawab Ketua Tim CMC adalah:

1. Memimpin rapat CMC terkait KISS.
2. Menyetujui rencana program CMC terkait KISS.
3. Memimpin pelaksanaan kegiatan program CMC terkait KISS.
4. Memonitor pelaksanaan kegiatan program CMC terkait KISS.
5. Menyetujui Laporan Kegiatan program CMC dan KISS.

Peran dan Tugas Koordinator Stream Manajemen Perubahan dan Komunikasi

Koordinator Stream Manajemen Perubahan dan Komunikasi berperan dalam merencanakan, mengkoordinasikan dan mengevaluasi pelaksanaan kegiatan CMC di bidang Manajemen Perubahan dan Komunikasi, termasuk mengkoordinasikan program KISS dalam rangka implementasi SPAN dan SAKTI.

Tugas dan Tanggung Jawab Koordinator Stream Manajemen Perubahan dan Komunikasi adalah:

1. Menghadiri rapat CMC terkait KISS
2. Membuat rencana program manajemen perubahan dan komunikasi termasuk program KISS dalam rangka implementasi SPAN dan SAKTI.
3. Memimpin pelaksanaan kegiatan program manajemen perubahan dan komunikasi.
4. Memonitor pelaksanaan kegiatan program manajemen perubahan dan komunikasi terkait KISS.
5. Menyetujui laporan CMC terkait kegiatan stream manajemen perubahan dan komunikasi serta KISS.

Peran dan Tugas Koordinator Stream Organisasi dan Training

Koordinator Stream Organisasi dan Training berperan dalam merencanakan, mengkoordinasikan dan mengevaluasi pelaksanaan kegiatan CMC di bidang organisasi dan training serta ikut serta mengkoordinir program kerja KISS dalam rangka implementasi SPAN dan SAKTI.

Tugas dan Tanggung Jawab Koordinator Stream Organisasi dan Training adalah:

1. Menghadiri rapat CMC.
2. Membuat rencana program organisasi dan training termasuk program KISS dalam rangka implementasi SPAN dan SAKTI.
3. Mengkoordinasikan pelaksanaan kegiatan program organisasi dan training.
4. Memonitor pelaksanaan kegiatan program organisasi dan training.
5. Menyetujui laporan CMC terkait kegiatan stream organisasi dan training serta KISS.

Peran dan Tugas Koordinator Sekretariat Tim CMC

Koordinator Sekretariat Tim CMC berperan dalam merencanakan dan mengkoordinasikan dukungan pelaksanaan program CMC dalam rangka implementasi SPAN dan SAKTI.

Tugas dan Tanggung Jawab Koordinator Sekretariat Tim CMC adalah:

1. Menghadiri rapat CMC terkait KISS.
2. Membuat rencana dukungan program CMC dalam rangka implementasi SPAN dan SAKTI.
3. Mengkoordinasikan pelaksanaan kegiatan dukungan program CMC terkait KISS.
4. Memonitor pelaksanaan kegiatan dukungan program CMC terkait KISS

Peran dan Tugas Ketua KISS

Ketua KISS berperan dalam melaksanakan, mengkoordinasikan dan mengevaluasi pelaksanaan kegiatan Komite Implementasi SPAN dan SAKTI di unit kerjanya.

Tugas dan Tanggung Jawab Ketua KISS adalah:

1. Memimpin rapat KISS di unitnya.
2. Memimpin pelaksanaan kegiatan implementasi SPAN dan SAKTI di unitnya.
3. Memonitor pelaksanaan kegiatan implementasi SPAN dan SAKTI di unitnya.
4. Berkoordinasi dengan Tim SPAN kantor pusat.
5. Menyetujui Laporan KISS.
6. Memastikan dan menjaga keamanan perangkat dan infrastruktur SPAN di unitnya.

Peran dan Tugas Wakil Ketua KISS

Wakil Ketua KISS berperan dalam membantu Ketua KISS dalam melaksanakan, mengkoordinasikan dan mengevaluasi pelaksanaan kegiatan Komite Implementasi SPAN dan SAKTI di unit kerjanya.

Tugas dan Tanggung Jawab Wakil Ketua KISS adalah:

1. Memimpin rapat KISS bila ketua berhalangan hadir.
2. Membantu ketua dalam pelaksanaan kegiatan implementasi SPAN dan SAKTI.
3. Membantu ketua dalam memonitor pelaksanaan kegiatan implementasi SPAN dan SAKTI.
4. Ikut berperan dalam berkoordinasi dengan tim SPAN kantor pusat.
5. Membantu ketua dalam mengkoordinasikan kegiatan KISS diunit kerjanya.
6. Membantu ketua dalam memastikan dan menjaga keamanan perangkat dan infrastruktur SPAN di unitnya.

Peran dan Tugas Duta SPAN Unit

Peran Duta SPAN Unit (DSU) yaitu mengimplementasikan kegiatan-kegiatan program CMC dalam rangka implementasi SPAN sesuai dengan arahan KISS dan Duta SPAN Koordinator.

Tugas dan Kegiatan DSU adalah:

1. Menerima dan mempelajari informasi dan penugasan dari DSK terkait program CMC.
2. Menyampaikan informasi dan penugasan dari DSK kepada Ketua dan Wakil Ketua KISS.
3. Melakukan pembahasan bersama Ketua dan Wakil Ketua KISS tentang rencana pelaksanaan kegiatan CMC yang diterima dari DSK.
4. Bersama Ketua dan Wakil Ketua KISS, mengkoordinasikan pelaksanaan kegiatan CMC kepada pihak-pihak terkait di unit masing-masing.
5. Menjadi agen perubahan dengan mensosialisasikan SPAN dan SAKTI di unit kerjanya.
6. Menyampaikan informasi kondisi dan perkembangan implementasi SPAN dan SAKTI di unit kerjanya kepada Tim CMC SPAN melalui DSK.
7. Menyusun laporan KISS unit kerjanya.

Peran dan Tugas Duta SPAN Koordinator

Peran Duta SPAN Koordinator (DSK) yaitu mengkoordinasikan dan mengimplementasikan kegiatan-kegiatan program CMC dalam rangka implementasi SPAN.

Tugas dan Tanggung Jawab DSK adalah:

1. Melakukan perencanaan dan analisa materi kegiatan terhadap rancangan kegiatan CMC.
   1. Menerima dan mempelajari penugasan dari Ketua Tim CMC/Koordinator CMC untuk melakukan perencanaan dan analisa materi kegiatan terhadap rancangan kegiatan-kegiatan CMC;
   2. Mengidentifikasi permasalahan terkait rancangan kegiatan- kegiatan CMC;
   3. Membahas hasil identifikasi rancangan kegiatan-kegiatan CMC bersama Tim CMC dan Konsultan CMC;
   4. Menyusun konsep rancangan kegiatan-kegiatan CMC berikut kerangka waktu pelaksanaan irnplementasi di daerah beserta konsep nota dinasnya;
   5. Menyampaikan konsep rancangan kegiatan-kegiatan CMC beserta nota dinasnya kepada Ketua Tim CMC/Koordinator CMC.
2. Mengkoordinasikan pelaksanaan kegiatan CMC.
   1. Menerima dan mempelajari penugasan dari Ketua Tim CMC/Koordinator CMC untuk melakukan koordinasi pelaksanaan kegiatan CMC;
   2. Mengidentifikasi permasalahan terkait koordinasi pelaksanaan kegiatan CMC;
   3. Membahas hasil identifikasi permasalahan koordinasi pelaksanaan kegiatan CMC bersama Ketua Tim CMC/Koordinator CMC dan Konsultan CMC;
   4. Menyusun konsep, kerangka waktu pelaksanaan dan nota dinas kegiatan CMC;
   5. Menyampaikan konsep, kerangka waktu pelaksanaan dan nota dinas kegiatan CMC kepada Ketua Tim CMC/Koordinator CMC;
   6. Menyampaikan informasi dan mengkoordinasikan pelaksanaan kegiatan CMC kepada KISS melalui DSU dimasing-masing wilayah tugasnya.
3. Melakukan monitoring dan evaluasi pelaksanaan kegiatan CMC.
   1. Menerima dan mempelajari penugasan dari Ketua Tim CMC/Koordinator CMC untuk melakukan monitoring dan evaluasi pelaksanaan kegiatan CMC;
   2. Mengidentifikasi permasalahan terkait monitoring dan evaluasi pelaksanaan kegiatan CMC:
   3. Membahas hasil identifikasi permasalahan terkait monitoring dan evaluasi pelaksanaan kegiatan CMC bersama Ketua Tim CMC/Koordinator CMC dan Konsultan CMC;
   4. Menyusun konsep pelaksanaan monitoring dan evaluasi kegiatan CMC berikut konsep nota dinasnya;
   5. Menyampaikan konsep pelaksanaan monitoring dan evaluasi kegiatan CMC beserta nota dinasnya kepada Ketua Tim CMC/Koordinator CMC.
4. Menyusun laporan kegiatan CMC.
   1. Menerima dan mempelajari penugasan dari Ketua Tim CMC/Koordinator CMC untuk menyusun laporan kegiatan CMC;
   2. Mengidentifikasi permasalahan terkait penyusunan laporan kegiatan CMC;
   3. Membahas hasil Identifikasi permasalahan terkait penyusunan laporan kegiatan CMC bersama Tim CMC dan Konsultan CMC;
   4. Menyusun konsep laporan kegiatan CMC;
   5. Menyampaikan konsep laporan kegiatan CMC kepada Ketua Tim CMC/Koordinator CMC.

Pola Komunikasi dan Koordinasi

Pedoman pola komunikasi dan koordinasi yang dimaksudkan di sini adalah sebagai pedoman bagi Ketua, Wakil Ketua, dan Anggota KISS (DSU) dalam melaksanakan tugasnya.

Komunikasi Internal KISS masing-masing unit

Rapat Koordinasi KISS

KISS melakukan rapat rutin yang dihadiri oleh Ketua, Wakil dan DSU setidaknya satu kali dalam setiap bulan untuk mengkoordinasikan pelaksanaan kegiatan KISS di unitnya.

Komunikasi dan Koordinasi Pelaksanaan Kegiatan diluar rapat

• DSU sebagai anggota KISS, menjadi pihak yang pertama kali mendapatkan informasi kegiatan (dalam berbagai bentuk produk komunikasi, baik formal maupun nonformal) dari DSK.
• DSU menyampaikan informasi kegiatan yang diterima dari DSK kepada Ketua/Wakil Ketua KISS untuk mendapatkan arahan lebih lanjut.
• DSU mengkoordinasikan pelaksanaan kegiatan berdasarkan arahan dari Ketua/Wakil Ketua KISS.

Komunikasi DSU dengan Para Pegawai

Komunikasi DSU dengan para pegawai terkait SPAN dan SAKTI merupakan bagian dari pelaksanaan program kerja KISS, hal ini dapat dilakukan dalam bentuk antara lain:

1. Komunikasi lisan kepada para pegawai mengenai SPAN dan SAKTI.
2. Penyampaian produk komunikasi dari Tim CMC SPAN kepada para pegawai.
3. Menempel informasi SPAN dan SAKTI di papan pengumuman kantor.
4. Kegiatan komunikasi lainnya yang dapat menarik dan menjaga semangat dan komitmen para pegawai dalam implementasi SPAN dan SAKTI.

Komunikasi dan koordinasi antara DSU dengan DSK

Para DSU diharapkan menggunakan berbagai media komunikasi yang efektif dan efesien untuk melakukan komunikasi dan koordinasi dengan DSK.

Media komunikasi yang harus dimiliki oleh DSU yaitu:

• Telepon seluler.
• Email (akun depkeu diwajibkan, dan satu akun lain yang sering digunakan).

Media komunikasi lain yang dianjurkan untuk digunakan yaitu:

• Media chatting online, seperti Gtalk/Yahoo Messenger atau lainnya
• Media jejaring sosial, seperti Facebook/Twitter

Pola komunikasinya adalah sebagai berikut:

1. DSK mengirimkan surat resmi, program brief, slide presentasi, dan lain-lain terkait SPAN dan SAKTI dalam bentuk softcopy melalui email.
2. Penyampaian softcopy melalui email tersebut diatas dibarengi dengan konfirmasi melalui telepon/SMS/instant message melalui Gtalk agar segera mendapatkan respon dari DSU.
3. Antara DSU dan DSK saling berkomunikasi dan berkoordinasi melalui media komunikasi diatas terkait tugas-tugasnya.

Koordinasi/Konsolidasi KISS Terpusat

Jika diperlukan Tim CMC SPAN akan menyelenggarakan koordinasi/konsolidasi KISS secara terpusat yang dihadiri oleh seluruh Ketua, Wakil dan Anggota KISS (DSU) untuk menyampaikan sosialisasi tentang kondisi terkini implementasi SPAN dan SAKTI.

Komunikasi dan Koordinasi Selama Pelaksanaan “Piloting” dan “Rollout”

Piloting dan rollout SPAN melibatkan berbagai pihak ketika terjadi kendala. Pihak-pihak tersebut yaitu:

• KPPN/Kanwil: KISS, DSU, Trainer, Supervisor, User.
• Kantor Pusat: DSK, Command Centre, Service Desk, Tim Pendampingan Piloting/Rollout.

Selain media komunikasi yang telah disebutkan di atas, juga digunakan aplikasi online Aplikasi Persiapan Piloting SPAN (APPS) dan Online Monitoring SPAN (OM SPAN). Komunikasi dan koordinasi selama persiapan piloting dan rollout SPAN dilakukan oleh supervisor dan dibantu oleh DSU dengan menggunakan APPS.

Pola koordinasi dan komunikasi selama piloting dan rollout SPAN menggunakan OM SPAN dengan dapat digambarkan sebagai berikut.

Jika pengguna SPAN mengalami kendala, maka user SPAN mencari solusi kepada Trainer Lokal, jika belum terpecahkan permasalahan tersebut diteruskan ke Tim Pendampingan dari Kantor Pusat dan dikoordinasikan dengan DSU dan KISS.

Selain itu atas permasalahan yang terjadi DSU juga menginput permasalahan tersebut ke AMS dan mengirim email ke service desk dan command center.

Program Kerja KISS Tahun 2014

Program Kerja KISS Tahun 2014 sebagai berikut:

1. Komunikasi SPAN dan SAKTI
   KISS melakukan berbagai program komunikasi di setiap unitnya masing-masing, antara lain:
   • Sosialisasi SPAN dan SAKTI.
   • Menjadi mediator komunikasi antara tim SPAN dan pegawai.
   • Pembagian media komunikasi seperti Kabar SPAN, Flyer SPAN dan SAKTI, SPAN Program Brief.
2. Pengawasan Infrastruktur SPAN
   Pasca deployment infrastruktur SPAN, KISS melakukan pengawasan serta menjaga keamanan terhadap infrastruktur SPAN di unitnya dan berkoordinasi dengan Subdit Transformasi Teknologi Informasi pada Direktorat Transformasi Perbendaharaan terkait dengan hal tersebut.
3. Pengumpulan Data
   KISS melaksanakan pengumpulan data untuk kebutuhan implementasi SPAN dan SAKTI, antara lain data pemegang lisensi, data usulan trainer SPAN, penunjukan Duta SPAN Unit, data terkait survey SPAN serta data – data lain yang dibutuhkan untuk ujicoba aplikasi SPAN.
4. Training of Trainer (TOT) SPAN:
   1. Memberikan usulan calon trainer SPAN.
   2. Mengirimkan user SPAN untuk menjadi trainer dalam rangka Roll Out SPAN apabila diminta oleh Kantor Pusat.
5. Training Pengguna Akhir
   1. Memastikan kesiapan Infrastruktur TI.
   2. Mempersiapkan kesiapan logistik dan ruangan untuk kegiatan Training Pengguna Akhir.
   3. Memastikan kesiapan calon pengguna akhir.
   4. Mengkoordinir penetapan jadwal pelaksanaan Training Pengguna Akhir.
6. Piloting dan Rollout
   1. Mengkoordinir kegiatan monitoring hasil pelaksanaan piloting/rollout secara harian melalui Aplikasi Monitoring SPAN (AMS) secara online, sebagai bahan analisa terkait kebutuhan laporan di tingkat Kantor Pusat Ditjen Perbendaharaan.
   2. Menyampaikan feedback atas hasil monitoring rollout kepada Tim SPAN melalui AMS secara online.
7. Program Kesadaran Keamanan Teknologi Informasi
   1. Mengkoordinir keikutsertaan tes online Kesadaran Keamanan Teknologi Informasi di unitnya.
   2. Menumbuhkan budaya kerja yang menerapkan Kesadaran Keamanan Teknologi Informasi.

Mekanisme Monitoring dan Evaluasi

1. Monitoring Kinerja DSU oleh KISS
   Ketua KISS diharapkan senantiasa melakukan monitoring dan evaluasi atas kinerja DSU. Setidaknya sekali dalam setahun Tim CMC SPAN akan melakukan evaluasi kinerja DSU melalui para Ketua KISS. Format evaluasi akan disampaikan saat bersamaan dengan pelaksanaan evaluasi DSU.
2. Monitoring Kinerja KISS oleh Tim CMC SPAN
   Jika diperlukan Tim CMC SPAN dapat melaksanakan site visit kepada KISS di Kanwil/KPPN untuk melakukan monitoring dan evaluasi langsung di lapangan terkait dengan kesiapan unit dalam rangka implementasi SPAN.

Penggantian DSU dan Penggantian Tugas DSU

Pergantian DSU

Dinamika pengelolaan kepegawaian Ditjen Perbendaharaan yang cepat tidak terlepas dari adanya pola mutasi pegawai. Hal tersebut berdampak pada susunan keanggotaan KISS, baik Ketua, Wakil ketua, dan Duta SPAN Unit.

Terkait dengan hal tersebut, posisi Ketua dan Wakil Ketua KISS melekat pada jabatan sesuai yang tercantum pada Surat Keputusan tentang KISS. Sedangkan untuk DSU, jika yang bersangkutan dimutasi ke kantor lain sehingga terjadi kekosongan posisi dan peran DSU, harus segera digantikan. Hal tersebut untuk menjamin keberlangsungan koordinasi dan komunikasi kegiatan CMC SPAN di unit tersebut. Hal ini juga berlaku jika DSU berhalangan tetap (berhenti dari PNS, meninggal dunia, dan sebagainya).

Penunjukan Duta SPAN Unit diserahkan sepenuhnya kepada pimpinan unit (Ketua KISS) dengan memperhatikan hal-hal sebagai berikut:

1. Dasar pertimbangan pimpinan untuk mengusulkan Duta SPAN Unit pengganti adalah memiliki kriteria sebagai berikut:
   1. Mengutamakan pegawai yang pernah menjadi DSU.
   2. Mengutamakan Masa kerja minimal 3 (tiga) tahun.
   3. Golongan minimal II/b.
   4. Mempunyai sifat supel dan mudah bergaul.
   5. Mempunyai kemampuan berkomunikasi yang baik.
   6. Bersedia mengalokasikan waktu minimal satu jam sehari untuk melaksanakan tugas terkait implementasi SPAN.
   7. Apabila di unit tersebut tidak ada pegawai yang memenuhi kriteria di atas, pimpinan unit (Ketua KISS) bisa mengusulkan seorang pegawai yang memiliki kemampuan paling kompeten.
2. Usulan DSU pengganti disampaikan melalui surat yang ditandatangani oleh pimpinan unit berkenaan dan ditujukan kepada Direktorat Transformasi Perbendaharaan Ditjen Perbendaharaan dengan tembusan Kanwil Ditjen Perbendaharaan setempat.
3. Surat penunjukan DSU pengganti disampaikan paling lambat 14 hari terhitung saat DSU lama pindah ke tempat tugas yang baru.

Penggantian Tugas DSU

Jika DSU berhalangan tidak tetap (karena cuti besar, cuti tahunan, sakit, dan lain-lain) sehingga dalam waktu yang cukup lama tidak dapat menjalankan tugasnya, maka Ketua KISS dapat menunjuk salah satu pegawai untuk menggantikan sementara. Penunjukan tersebut dapat disampaikan melalui surat yang ditujukan kepada Direktur Transformasi Perbendaharaan dengan mencantumkan Nama, NIP, Golongan, Alamat Email, dan Nomor HP pegawai yang ditunjuk.

Laporan

Untuk keperluan penyusunan laporan pertanggungjawaban pelaksanaan kegiatan KISS,
maka Duta SPAN Unit wajib menyampaikan laporan KISS dengan ketentuan sebagai
berikut:

1. Laporan KISS dibuat oleh Duta SPAN Unit dengan diketahui oleh Wakil Ketua dan ditanda tangani oleh Ketua KISS unit kerja berkenaan
2. Laporan KISS menggambarkan keadaan sebenarnya yang terjadi pada unit kerja
3. Laporan KISS disampaikan setiap semester dan paling lambat 1 (satu) bulan setelah tahun periode berkenaan berakhir atau berdasarkan surat pemberitahuan dari Kantor Pusat.
   Laporan KISS dibuat berdasarkan Format laporan yang telah dibuat oleh Tim CMC Ditjen Perbendaharaan.
   Format Laporan KISS ada dalam lampiran panduan KISS yang diterbitkan oleh SPAN.
4. Kegiatan KISS yang diminta oleh Tim CMC SPAN (bersifat insidental) juga harus dilaporkan sebagaimana petunjuk dan format yang diminta terkait kegiatan tersebut.
5. Kegiatan KISS atas inisiatif sendiri (kegiatan yang kreatif atau unik) dapat dilaporkan dalam bentuk tulisan atau berita disertai foto kegiatan untuk dimuat di website SPAN atau Kabar SPAN (disediakan honor tulisan).

Duta SPAN yang Pertama

Pemillihan (seleksi) calon Duta SPAN yang pertama diselenggarakan pada tahun 2011. Dari hasil seleksi calon Duta SPAN, terpilih sebanyak 227 orang Duta SPAN, terdiri atas 214 pegawai Ditjen Perbendaharaan, 6 pegawai Ditjen Anggaran, dan 7 pegawai Pusintek.