KPPN Filial dan KPPN Mobile

Layanan Filial KPPN atau KPPN Filial adalah layanan front office Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara (KPPN) yang ditempatkan di luar KPPN dalam rangka meningkatkan dan mendekatkan pelayanan kepada stakeholders dan dilaksanakan oleh Satuan Tugas berdasarkan penugasan khusus dari Kepala KPPN. Sedangkan Layanan Mobile KPPN atau KPPN Mobile adalah layanan front office KPPN yang ditempatkan di mobil layanan dalam rangka meningkatkan dan mendekatkan pelayanan kepada stakeholders yang dilaksanakan oleh Satuan Tugas berdasarkan surat tugas dari Kepala Kanwil Ditjen Perbendaharaan atas usulan Kepala KPPN.^[]

Selanjutnya, dikenal pula istilah KPPN Filial Mandiri dan KPPN Filial Terpadu. KPPN Filial Mandiri adalah KPPN Filial yang ditempatkan di lokasi yang disediakan dan dibiayai oleh DIPA Ditjen Perbendaharaan secara mandiri. Sedangkan KPPN Filial Terpadu adalah KPPN Filial yang ditempatkan di lokasi kantor stakeholder dan/atau kantor Pemerintah Daerah setempat berdasarkan perjanjian kerjasama antara Kepala Kanwil Ditjen Perbendaharaan dan/atau Kepala KPPN dengan stakeholder dan/atau Pemerintah Daerah atas persetujuan Dirjen Perbendaharaan.

Pembukaan dan Penutupan KPPN Filial dan KPPN Mobile diatur dalam Peraturan Dirjen Perbendaharaan Nomor PER-7/PB/2012 tentang Tata Cara Pembentukan dan/atau Penutupan Layanan Filial dan Layanan Mobile Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara. Peraturan tersebut menggantikan Peraturan Dirjen Perbendaharaan Nomor PER-9/PB/2010 tentang Tata Cara Pembentukan Layanan Filial dan Layanan Mobile Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara. Selain itu, terbit pula Surat Edaran Dirjen Perbendaharaan Nomor SE-7/PB/2011 tentang Langkah-langkah Operasional Layanan Filial pada Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara.

Tugas dan Fungsi

KPPN Filial dan/atau KPPN Mobile mempunyai tugas melaksanakan kegiatan front office KPPN di lokasi dan wilayah kerja yang telah ditetapkan. Dalam melaksanakan tugas dimaksud, KPPN Filial dan/atau KPPN Mobile menyelenggarakan fungsi sebagai berikut:

1. pelayanan penerimaan SPM beserta dokumen pendukung dan ADK;
2. pengujian SPM secara substantif dan formal;
3. pemindaian SPM beserta dokumen pendukung;
4. konfirmasi surat setoran penerimaan;
5. pelaksanaan rekonsiliasi laporan keuangan; dan
6. pelayanan customer service officer.

Prosedur pelaksanaan tugas pada KPPN Filial dan/atau KPPN Mobile berpedoman pada Standar Prosedur Operasi/Standard Operating Procedures (SOP) KPPN Filial dan/atau KPPN Mobile yang berlaku.

Pembentukan

Pembentukan KPPN Filial dan/atau KPPN Mobile dilaksanakan dengan mempertimbangkan kriteria-kriteria minimal sebagai berikut:

1. letak dan kondisi geografis wilayah kerja;
2. kondisi sarana dan prasarana transportasi yang tersedia;
3. jumlah stakeholders yang dilayani;
4. volume SPM;
5. ketersediaan dan kualitas jaringan komunikasi data; dan
6. efisiensi dan efektivitas layanan.

KPPN Filial dan/atau KPPN Mobile dibentuk oleh Kantor Pusat Ditjen Perbendaharaan berdasarkan usulan Kanwil Ditjen Perbendaharaan dan/atau inisiatif dari Kantor Pusat Ditjen Perbendaharaan dalam rangka peningkatan layanan kepada stakeholders.

Pembentukan Berdasarkan Usulan Kanwil

Pembentukan KPPN Filial Mandiri/Terpadu dan/atau KPPN Mobile berdasarkan usulan dari Kanwil Ditjen Perbendaharaan dilaksanakan dengan tahapan sebagai berikut:

1. Kanwil Ditjen Perbendaharaan melakukan kajian kelayakan pembentukan KPPN Filial dan/atau KPPN Mobile di
   wilayah kerjanya dengan sekurang-kurangnya mempertimbangkan kriteria-kriteria tersebut di atas.
2. Kanwil Ditjen Perbendaharaan mengajukan usul pembentukan KPPN Filial dan/atau KPPN Mobile di wilayah
   kerjanya kepada Dirjen Perbendaharaan dengan melampirkan kerangka acuan kerja/terms of reference (TOR) dan hasil kajian kelayakan.
3. Dirjen Perbendaharaan menugasi Tim Penilai Pembentukan dan Penutupan KPPN Filial dan/atau KPPN Mobile untuk melakukan evaluasi, penilaian, dan memberikan pertimbangan kepada Dirjen Perbendaharaan terhadap kelayakan usulan pembentukan KPPN Filial dan/atau KPPN Mobile. Pembentukan Tim Penilai ditetapkan dalam Keputusan Dirjen Perbendaharaan.
4. Berdasarkan hasil evaluasi dan penilaian Tim Penilai serta mempertimbangkan rencana stratejik organisasi Ditjen Perbendaharaan, Dirjen Perbendaharaan dapat menetapkan pembentukan KPPN Filial dan/atau KPPN Mobile dalam Keputusan Dirjen Perbendaharaan.

Pembentukan Berdasarkan Inisiatif Kantor Pusat

Pembentukan KPPN Filial Mandiri/Terpadu dan/atau KPPN Mobile berdasarkan inisiatif dari Kantor Pusat Ditjen Perbendaharaan dilaksanakan dengan tahapan sebagai berikut:

1. Dalam rangka peningkatan pelayanan KPPN kepada stakeholders di wilayah tertentu, Sekretariat Ditjen Perbendaharaan c.q. Bagian Organisasi dan Tatalaksana melakukan kajian kemungkinan pelaksanaan inovasi layanan melalui pembentukan KPPN Filial dan/atau KPPN Mobile.
2. Berdasarkan hasil kajian dimaksud, Sekretaris Ditjen Perbendaharaan mengajukan usul pembentukan KPPN Filial dan/atau KPPN Mobile kepada Dirjen Perbendaharaan dengan dilengkapi kerangka acuan kerja/terms of reference (TOR) dan hasil kajian kelayakan.
3. Dirjen Perbendaharaan menugaskan Tim Penilai Pembentukan dan Penutupan KPPN Filial dan/atau KPPN Mobile untuk melakukan evaluasi, penilaian, dan memberikan pertimbangan kepada Dirjen Perbendaharaan terhadap kelayakan usulan pembentukan KPPN Filial dan/atau KPPN Mobile.
4. Berdasarkan hasil evaluasi dan penilaian Tim Penilai serta mempertimbangkan rencana stratejik organisasi Ditjen Perbendaharaan, Dirjen Perbendaharaan dapat menetapkan pembentukan KPPN Filial dan/atau KPPN Mobile dalam Keputusan Dirjen Perbendaharaan.

Operasionalisasi KPPN Filial

Operasionalisasi KPPN Filial diatur dalam pula Surat Edaran Dirjen Perbendaharaan Nomor SE-7/PB/2011 tentang Langkah-langkah Operasional Layanan Filial pada Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara.

Ketentuan Umum

1. KPPN filial menginduk kepada KPPN Induk, yaitu KPPN yang ditunjuk oleh Dirjen Perbendaharaan sebagai penyelenggara layanan filial pada KPPN.
2. Layanan filial pada KPPN dilaksanakan oleh KPPN di lokasi dan wilayah kerja yang telah ditetapkan berdasarkan Keputusan Dirjen Perbendaharaan.
3. Petugas layanan filial pada KPPN adalah pegawai pelaksana pada KPPN Induk.
4. Layanan filial pada KPPN memberikan layanan kepada Satuan Kerja Kementerian/Lembaga di wilayah kerja sebagaimana diatur dalam Keputusan Dirjen Perbendaharaan.
5. Pada saat layanan filial beroperasi. KPPN Induk tidak memberikan layanan kepada Satuan Kerja yang berada dalam wilayah kerja layanan filial pada KPPN.
6. Kepada pegawai yang ditunjuk untuk bertugas melaksanakan layanan filial dapat diberikan uang harian dan uang transport sesuai dengan peraturan yang berlaku.

Persiapan Implementasi Layanan Filial

1. Penyiapan Sarana dan Prasarana
   1. Berdasarkan penunjukan Dirjen Perbendaharaan sebagai penyelenggara layanan filial, Kanwil Ditjen Perbendaharaan bersama KPPN Induk mempersiapkan sarana dan prasarana pendukung pelaksanaan layanan filial. Dalam hal diperlukan, penyiapan sarana dan prasarana layanan filial dapat dikoordinasikan dengan Kantor Pusat Ditjen Perbendaharaan.
   2. Sarana dan prasarana minimal yang harus tersedia dalam pelaksanaan layanan filial pada KPPN meliputi antara lain:
      1. penyediaan gedung layanan;
      2. penyediaan meubelair untuk front office:
      3. penyediaan meubelair untuk ruang tunggu layanan:
      4. penyediaan meubelair untuk ruang supporting;
      5. penyediaan jaringan komunikasi data (internet);
      6. penyediaan Personal Computer;
      7. penyediaan printer;
      8. penyediaan sarana komunikasi telepon dan faksimili:
      9. penyediaan genset:
      10. penyediaan alat scanner.
2. Penyiapan petugas layanan
   1. Penunjukan pelaksana untuk layanan filial pada KPPN dilakukan dengan Surat Tugas dari Kepala KPPN Induk.
   2. Pelaksana yang ditunjuk sebagai pelaksana layanan filial meliputi:
      1. pelaksana pada Seksi Pencairan Dana sebagai petugas penerima SPM.
      2. pelaksana pada Seksi Verifikasi dan Akuntansi sebagai petugas rekonsiliasi.
      3. pelaksana pada Subbagian Umum sebagai petugas supporting dan sekaligus sebagai koordinator pelaksanaan layanan filial di lokasi layanan.
   3. Penunjukan petugas layanan filial agar memperhatikan kemampuan teknis, kemampuan adaptif, kesehatan dan integritas dari pelaksana yang bersangkutan.
   4. Kanwil Ditjen Perbendaharaan bekerjasama dengan KPPN Induk memberikan bimbingan dan pelatihan pelaksanaan layanan filial kepada calon petugas pelaksana layanan filial.
3. Sosialisasi kepada pihak eksternal
   1. Kanwil Ditjen Perbendaharaan bersama KPPN Induk melaksanakan sosialisasi kepada seluruh Satuan Kerja Kementerian/Lembaga mitra kerja KPPN Induk sehubungan dengan rencana pelaksanaan layanan filial.
   2. Kanwil Ditjen Perbendaharaan dan KPPN Induk mengkomunikasikan rencana pembentukan layanan filial pada KPPN kepada pimpinan daerah, pimpinan kepolisian di lokasi layanan filial.
4. Implementasi layanan filial
   1. Kanwil Ditjen Perbendaharaan berkoordinasi dengan Kantor Pusat Ditjen Perbendaharaan terkait waktu rencana implementasi layanan filial di wilayahnya.
   2. Kanwil Ditjen Perbendaharaan bersama KPPN Induk mempersiapkan implementasi layanan filial pada KPPN di wilayahnya.

Pelaksanaan Layanan Filial

1. Waktu pelaksanaan layanan filial
   1. Layanan filial dilaksanakan mulai tanggal 1 sampai dengan 15 setiap bulan pada hari kerja dan jam layanan yang telah ditentukan.
   2. Layanan filial dilaksanakan sesuai dengan jam layanan pada front office KPPN Induk.
2. Pelaksanaan layanan filial
   1. Layanan filial KPPN dilaksanakan oleh satu tim petugas pelaksana layanan filial yang terdiri atas:
      1. satu pelaksana pada seksi Pencairan Dana sebagai petugas penerima SPM;
      2. satu pelaksana pada Seksi Verifikasi dan Akuntansi sebagai petugas rekonsiliasi;
      3. satu pelaksana pada Subbagian Umum sebagai petugas supporting dan sekaligus sebagai koordinator pelaksanaan layanan filial di lokasi layanan.
   2. Jenis layanan dan teknis pelaksanaan layanan filial mengacu pada peraturan
      perundangan.
   3. Pelaksana layanan filial pada KPPN bertanggungjawab kepada pejabat eselon IV
      dan Kepala KPPN Induk sesuai dengan bidang tugasnya.
   4. Tim pelaksana layanan filial bertugas selama satu periode layanan (tanggal 1 s.d. 15) untuk kemudian digantikan oleh tim pelaksana layanan filial berikutnya pada periode layanan bulan berikutnya.
   5. Tim pelaksana layanan filial yang telah menjalankan tugas, menyampaikan laporan pelaksanaan kegiatan mingguan kepada Kepala Seksi di KPPN Induk sesuai dengan bidang tugasnya.

“Monitoring” dan Evaluasi

KPPN Induk melakukan monitoring (pemantauan) terhadap pelaksanaan layanan filial. Berdasarkan hasil monitoring terhadap pelaksanaan layanan filial, KPPN Induk melakukan evaluasi tiap 3 bulan dan melaporkan hasil evaluasi tersebut kepada Kanwil Ditjen Perbendaharaan dengan tembusan kepada Sekretaris Ditjen Perbendaharaan u.p. Kepala Bagian Organisasi dan Tata Laksana.

Kanwil Ditjen Perbendaharaan melakukan monitoring dan evaluasi pelaksanaan layanan filial minimal 6 bulan sekali dan melaporkan hasil monitoring dan evaluasi tersebut kepada Sekretaris Ditjen Perbendaharaan.

Penutupan

Penutupan KPPN Filial dan/atau KPPN Mobile dilakukan dalam hal KPPN Filial dan/atau KPPN Mobile dinilai tidak diperlukan lagi untuk menunjang pelayanan KPPN di satu wilayah/lokasi, seiring dengan perkembangan daerah, teknologi, informasi, dan pertimbangan-pertimbangan lainnya. Penutupan KPPN Filial dan/atau KPPN Mobile dilakukan oleh Kantor Pusat Ditjen Perbendaharaan berdasarkan usulan Kanwil Ditjen Perbendaharaan dan/atau inisiatif dari Kantor Pusat Ditjen Perbendaharaan.

Penutupan Berdasarkan Usulan Kanwil

Penutupan KPPN Filial daniatau KPPN Mobile berdasarkan usulan dari Kanwil Ditjen Perbendaharaan dilaksanakan dengan tahapan sebagai berikut:

1. Kanwil Ditjen Perbendaharaan melakukan kajian mengenai penutupan KPPN Filial dan/atau KPPN Mobile di wilayah kerjanya.
2. Kanwil Ditjen Perbendaharaan mengajukan usul penutupan KPPN Filial dan/atau KPPN Mobile di wilayah kerjanya kepada Dirjen Perbendaharaan dengan melampirkan hasil kajian.
3. Dirjen Perbendaharaan menugasi Tim Penilai Pembentukan dan Penutupan KPPN Filial dan/atau KPPN Mobile untuk melakukan evaluasi, penilaian, dan memberikan pertimbangan kepada Dirjen Perbendaharaan terhadap usulan penutupan KPPN Filial dan/atau KPPN Mobile.
4. Berdasarkan hasil evaluasi dan penilaian Tim Penilai serta mempertimbangkan rencana stratejik organisasi Ditjen Perbendaharaan, Dirjen Perbendaharaan dapat menetapkan penutupan KPPN Filial dan/atau KPPN Mobile dalam Keputusan Dirjen Perbendaharaan.

Penutupan Berdasarkan Inisiatif Kantor Pusat

Penutupan KPPN Filial dan/atau KPPN Mobile berdasarkan inisiatif dari Kantor Pusat Ditjen Perbendaharaan dilaksanakan dengan tahapan sebagai berikut:

1. Dalam hal terjadi penurunan peran layanan KPPN Filial dan/atau KPPN Mobile di satu wilayah/lokasi, maka Sekretariat Ditjen Perbendaharaan c.q. Bagian Organisasi dan Tatalaksana melakukan evaluasi dan kajian penutupan KPPN Filial dan/atau KPPN Mobile.
2. Berdasarkan hasil kajian dimaksud, Sekretaris Ditjen Perbendaharaan mengajukan usul penutupan KPPN Filial dan/atau KPPN Mobile kepada Dirjen Perbendaharaan dengan dilengkapi hasil kajian penutupan.
3. Dirjen Perbendaharaan menugasi Tim Penilai Pembentukan dan Penutupan KPPN Filial dan/atau KPPN Mobile untuk melakukan evaluasi, penilaian, dan memberikan pertimbangan kepada Dirjen Perbendaharaan terhadap usulan penutupan KPPN Filial dan/atau KPPN Mobile.
4. Berdasarkan hasil evaluasi dan penilaian Tim Penilai serta mempertimbangkan rencana stratejik organisasi Ditjen Perbendaharaan, Dirjen Perbendaharaan dapat menetapkan penutupan KPPN Filial dan/atau KPPN Mobile dalam Keputusan Dirjen Perbendaharaan.

Referensi